TERMENI ȘI CONDIȚII DE UTILIZARE A PLATFORMEI E-FORMATOR

Versiune: 1.102
Data intrării în vigoare: 30.07.2026
Ultima actualizare: 28.07.2026

1. Introducere

Prezentul document stabilește termenii și condițiile care guvernează accesarea și utilizarea platformei software E-Formator, operată de CASE SOFTWARE SRL, denumită în continuare „Furnizorul”.

Platforma E-Formator este furnizată în regim Software as a Service (SaaS) și este destinată furnizorilor de formare profesională, instituțiilor, organizațiilor și altor entități care desfășoară activități de instruire, administrare și gestionare a proceselor educaționale.

Prin crearea unui cont, activarea unui abonament sau utilizarea platformei, utilizatorul confirmă că a citit, înțeles și acceptat în întregime prezentul document.

În cazul în care utilizatorul nu este de acord cu oricare dintre prevederile prezentului document, acesta nu trebuie să utilizeze platforma.

2. Definiții

În înțelesul prezentelor Termeni și Condiții, termenii de mai jos au următoarea semnificație:

Platforma – aplicația software online E-Formator, împreună cu toate modulele, funcționalitățile, serviciile, actualizările și componentele acesteia, furnizată în regim Software as a Service (SaaS).

Furnizorul – CASE SOFTWARE SRL, societatea care dezvoltă, operează și furnizează platforma E-Formator.

Clientul – persoana juridică, persoana fizică autorizată sau orice altă entitate care încheie relația contractuală cu Furnizorul și achiziționează unul sau mai multe abonamente pentru utilizarea platformei.

Utilizator autorizat – persoana fizică desemnată de Client să utilizeze platforma în numele și pe seama acestuia, în limita drepturilor de acces acordate.

Cont – ansamblul credențialelor și informațiilor utilizate pentru autentificarea și accesarea platformei.

Abonament – dreptul limitat, netransmisibil și temporar de utilizare a platformei, acordat Clientului conform planului comercial contractat.

Servicii – totalitatea funcționalităților, serviciilor online, actualizărilor, serviciilor de suport tehnic și altor servicii furnizate prin intermediul platformei.

Documente generate – documentele, rapoartele, registrele, listele, situațiile și orice alte informații generate automat de platformă pe baza datelor introduse de utilizator.

Date introduse – toate informațiile, documentele și datele încărcate, introduse sau generate de Client ori de utilizatorii autorizați în cadrul utilizării platformei.

Zi lucrătoare – orice zi de luni până vineri, cu excepția sărbătorilor legale din România.

3. Acceptarea Termenilor și Condițiilor

Utilizarea platformei este condiționată de acceptarea prezentelor Termeni și Condiții.

Prin utilizarea platformei, utilizatorul confirmă că:

• are capacitatea legală de a încheia raporturi juridice;
• acționează în nume propriu sau este autorizat să reprezinte organizația în numele căreia utilizează platforma;
• a citit și acceptat prezentul document;
• va respecta toate obligațiile asumate prin utilizarea platformei.

Acceptarea prezentelor Termeni și Condiții se realizează prin mijloace electronice și produce efecte juridice între părți.

Utilizarea platformei implică, de asemenea, acceptarea documentelor complementare publicate de Furnizor, inclusiv Politica de Confidențialitate și Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA), în măsura în care acestea sunt aplicabile.

4. Descrierea serviciilor

E-Formator este o platformă software online destinată administrării activităților specifice furnizorilor de formare profesională.

În funcție de abonamentul contractat, platforma poate permite:

• administrarea cursurilor și programelor de formare;
• gestionarea datelor cursanților;
• organizarea grupelor și a sesiunilor de instruire;
• generarea și administrarea documentelor aferente activității de formare;
• gestionarea activităților administrative;
• accesul la rapoarte și situații generate pe baza datelor introduse de utilizator;
• utilizarea altor funcționalități dezvoltate sau implementate ulterior de Furnizor.

Furnizorul își rezervă dreptul de a dezvolta, modifica, elimina sau înlocui funcționalități ale platformei, cu condiția menținerii scopului general al serviciului și a funcționalităților esențiale aferente abonamentului contractat.

Platforma este furnizată exclusiv în regim SaaS și nu implică transferul dreptului de proprietate asupra aplicației, codului sursă sau altor drepturi de proprietate intelectuală.

5. Crearea și utilizarea contului

Pentru utilizarea platformei este necesară crearea unui cont de utilizator și activarea unui abonament valabil.

Utilizatorul se obligă:

• să furnizeze informații reale, complete și actualizate;
• să mențină corectitudinea datelor furnizate pe întreaga durată a utilizării platformei;
• să păstreze confidențialitatea credențialelor de autentificare;
• să utilizeze platforma exclusiv în scopuri legale și în conformitate cu prezentul document.

Utilizatorul răspunde pentru toate activitățile desfășurate prin intermediul contului său, indiferent dacă acestea au fost efectuate personal sau de persoane cărora le-a permis accesul.

În cazul în care utilizatorul constată sau suspectează utilizarea neautorizată a contului, acesta are obligația de a informa Furnizorul fără întârzieri nejustificate și de a lua măsurile necesare pentru securizarea accesului.

Furnizorul își rezervă dreptul de a solicita informații suplimentare pentru verificarea identității utilizatorului, prevenirea fraudelor, protejarea securității platformei sau respectarea obligațiilor legale aplicabile.

Crearea unui cont nu conferă utilizatorului niciun drept de proprietate asupra platformei, funcționalităților acesteia sau asupra elementelor protejate de drepturile de proprietate intelectuală aparținând Furnizorului.

6. Obligațiile Furnizorului

Furnizorul se obligă, pe durata valabilității abonamentului contractat, să depună toate diligențele rezonabile pentru furnizarea serviciilor în condiții corespunzătoare și în conformitate cu prezentul document.

În acest scop, Furnizorul se obligă să:

• asigure accesul utilizatorului la platformă, în condițiile prezentelor Termeni și Condiții;
• mențină funcționalitatea generală a platformei și să depună eforturi rezonabile pentru asigurarea continuității serviciilor;
• furnizeze actualizări, îmbunătățiri și remedieri ale aplicației, atunci când acestea sunt necesare pentru funcționarea sau securitatea platformei;
• adapteze platforma, în măsura în care consideră necesar, pentru reflectarea modificărilor legislative relevante pentru domeniul de utilizare al acesteia;
• analizeze solicitările și erorile raportate de utilizatori și să depună diligențe rezonabile pentru remedierea acestora într-un termen rezonabil, în funcție de complexitatea fiecărei situații;
• pună la dispoziția utilizatorilor documentația, ghidurile și materialele informative necesare utilizării platformei;
• asigure serviciile de suport tehnic conform abonamentului contractat;
• implementeze măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea securității platformei și a infrastructurii utilizate.

Furnizorul are dreptul de a modifica, actualiza, extinde sau optimiza funcționalitățile platformei ori de câte ori consideră necesar pentru îmbunătățirea serviciilor, creșterea nivelului de securitate, adaptarea la cerințe legislative sau implementarea unor tehnologii noi, cu respectarea prevederilor prezentului document.

7. Obligațiile utilizatorului

Utilizatorul se obligă să utilizeze platforma cu bună-credință și exclusiv în scopurile pentru care aceasta a fost pusă la dispoziție.

În acest sens, utilizatorul are obligația:

• să achite contravaloarea serviciilor contractate la termenele stabilite;
• să utilizeze platforma în conformitate cu legislația aplicabilă și cu prezentul document;
• să introducă în platformă informații reale, corecte, complete și actualizate;
• să verifice și să valideze toate informațiile, documentele și rapoartele generate înainte de utilizarea acestora în activitatea proprie sau în relația cu autoritățile ori alte terțe părți;
• să respecte cerințele tehnice și instrucțiunile comunicate de Furnizor privind utilizarea platformei;
• să utilizeze platforma exclusiv în limitele funcționalităților puse la dispoziție;
• să nu încerce accesarea neautorizată a sistemelor informatice ale Furnizorului;
• să nu desfășoare activități care pot afecta securitatea, disponibilitatea sau funcționarea platformei;
• să nu utilizeze platforma pentru desfășurarea unor activități ilegale sau contrare ordinii publice;
• să raporteze fără întârzieri nejustificate eventualele erori sau disfuncționalități constatate prin sistemul de tichete pus la dispoziție de Furnizor.

Utilizatorul este singurul responsabil pentru conținutul datelor introduse în platformă și pentru legalitatea utilizării acestora.

7.1 Securitatea contului și autentificarea multifactor

Utilizatorul este responsabil pentru păstrarea confidențialității datelor de autentificare și pentru securitatea dispozitivelor utilizate pentru accesarea platformei.

Utilizatorul are obligația de a utiliza parole complexe și de a adopta toate măsurile rezonabile pentru prevenirea accesului neautorizat la contul său.

În scopul protejării datelor și al menținerii unui nivel adecvat de securitate, Furnizorul poate implementa mecanisme suplimentare de autentificare și securitate, inclusiv:

• autentificarea în doi pași (2FA);
• autentificarea multifactor (MFA);
• verificarea dispozitivelor;
• confirmarea accesului prin metode suplimentare;
• alte mecanisme tehnice considerate necesare pentru protejarea platformei.

Începând cu data comunicată de Furnizor, utilizatorul are obligația de a activa și utiliza mecanismele de securitate puse la dispoziție atunci când acestea devin obligatorii.

În cazul nerespectării cerințelor minime de securitate comunicate, Furnizorul poate restricționa temporar sau suspenda accesul la platformă până la remedierea situației.

Utilizatorul este responsabil pentru toate activitățile desfășurate prin contul său și are obligația de a notifica imediat Furnizorul în cazul în care suspectează:

• compromiterea credențialelor de autentificare;
• accesul neautorizat la cont;
• pierderea controlului asupra contului;
• orice incident de securitate care poate afecta utilizarea platformei.

Furnizorul nu poate fi ținut răspunzător pentru prejudiciile rezultate din:

• divulgarea voluntară sau accidentală de către utilizator a credențialelor de acces;
• utilizarea unor parole slabe, reutilizate sau insuficient securizate;
• neactivarea mecanismelor de securitate puse la dispoziție de Furnizor după data la care acestea au devenit obligatorii;
• compromiterea dispozitivelor utilizatorului prin malware, phishing, ransomware, acces neautorizat sau alte cauze aflate în afara controlului rezonabil al Furnizorului.

Utilizatorul este responsabil pentru gestionarea drepturilor de acces acordate propriilor angajați, colaboratori sau altor persoane autorizate să utilizeze platforma în numele său.

8. Suport tehnic

Furnizorul asigură servicii de suport tehnic pentru utilizatorii care dețin un abonament activ, în condițiile prezentului document și ale planului de servicii contractat.

Serviciile de suport tehnic au ca scop acordarea de asistență privind utilizarea platformei, investigarea incidentelor raportate și remedierea, în măsura posibilului, a erorilor sau disfuncționalităților identificate.

Suportul tehnic nu include:

• instruirea utilizatorilor în utilizarea aplicației, în afara materialelor și sesiunilor dedicate, dacă acestea sunt prevăzute în abonamentul contractat;
• dezvoltarea de funcționalități personalizate;
• intervenții asupra echipamentelor, rețelelor sau sistemelor informatice aparținând utilizatorului;
• remedieri ale problemelor generate de aplicații sau servicii furnizate de terți.

Solicitările de suport vor fi transmise prin sistemul de tichete pus la dispoziție de Furnizor sau prin alte canale oficiale comunicate utilizatorilor.

8.1 Programul de suport

Serviciile de suport tehnic sunt furnizate în zilele lucrătoare, de luni până vineri, în intervalul orar 08:00 – 16:00, cu excepția sărbătorilor legale din România.

Solicitările transmise în afara programului de lucru se consideră primite la începutul următoarei zile lucrătoare.

8.2 Planul STANDARD

Pentru utilizatorii care beneficiază de planul STANDARD:

• timpul estimat pentru preluarea și analiza inițială a solicitării este de maximum 24 de ore lucrătoare de la înregistrarea tichetului;
• comunicarea cu utilizatorul se realizează prin sistemul de tichete sau prin alte mijloace stabilite de Furnizor.

8.3 Planul PREMIUM

Pentru utilizatorii care beneficiază de planul PREMIUM:

• timpul estimat pentru preluarea și analiza inițială a solicitării este de maximum 3 ore lucrătoare de la înregistrarea tichetului;
• utilizatorul beneficiază de suport telefonic în timpul programului de lucru;
• atunci când este necesar și cu acordul utilizatorului, Furnizorul poate realiza intervenții de asistență la distanță (remote).

8.4 Condițiile serviciilor de suport

Timpul de răspuns reprezintă intervalul necesar pentru preluarea solicitării, înregistrarea acesteia și inițierea analizei tehnice.

Timpul de răspuns nu reprezintă și nu garantează termenul de soluționare a solicitării.

Durata necesară remedierii unei probleme poate varia în funcție de:

• complexitatea incidentului;
• impactul asupra funcționării platformei;
• necesitatea unor investigații suplimentare;
• dependența de furnizori sau servicii aparținând unor terți;
• existența unor actualizări sau remedieri software care necesită testare înainte de implementare.

Furnizorul va depune toate diligențele rezonabile pentru soluționarea solicitărilor într-un termen rezonabil, fără a garanta un termen fix de remediere.

Furnizorul nu datorează despăgubiri, penalități sau alte compensații pentru durata necesară soluționării incidentelor sau pentru eventualele întârzieri intervenite în procesul de suport tehnic.

9. Disponibilitatea serviciului

Furnizorul depune eforturi continue pentru asigurarea unei funcționări stabile și sigure a platformei.

Funcționarea platformei depinde însă și de infrastructuri, servicii și sisteme operate de terți, inclusiv:

• servicii de hosting;
• infrastructură cloud;
• rețele de comunicații;
• furnizori de internet;
• servicii de securitate;
• alte servicii informatice necesare funcționării platformei.

Din acest motiv, pot exista întreruperi temporare sau limitări ale serviciului independente de voința Furnizorului.

9.1 Situații care pot afecta disponibilitatea

Disponibilitatea platformei poate fi afectată, fără ca enumerarea să fie limitativă, de:

• lucrări de mentenanță;
• actualizări software;
• incidente de securitate;
• atacuri cibernetice;
• defecțiuni hardware;
• întreruperi ale alimentării cu energie electrică;
• indisponibilitatea serviciilor furnizorilor terți;
• probleme ale rețelelor de comunicații;
• situații de forță majoră;
• alte evenimente aflate în afara controlului rezonabil al Furnizorului.

În astfel de situații, Furnizorul va depune toate eforturile rezonabile pentru restabilirea funcționării platformei într-un termen rezonabil.

10. Mentenanță și actualizări

Pentru asigurarea securității, stabilității și îmbunătățirii continue a serviciilor, Furnizorul poate efectua periodic lucrări de mentenanță, actualizare, optimizare sau modernizare a platformei.

Aceste intervenții pot conduce la limitarea temporară sau întreruperea accesului la anumite funcționalități ori la întreaga platformă.

În măsura în care este posibil, lucrările de mentenanță planificate vor fi comunicate utilizatorilor în prealabil.

În situațiile în care securitatea platformei, integritatea datelor, remedierea unor vulnerabilități sau alte circumstanțe urgente impun intervenția imediată, Furnizorul poate efectua lucrări de mentenanță fără notificare prealabilă.

Utilizatorul înțelege și acceptă că astfel de intervenții sunt necesare pentru funcționarea corespunzătoare a serviciului și nu conferă dreptul la despăgubiri, reduceri de preț sau alte compensații.

11. Nivelul de disponibilitate al serviciului (SLA)

Furnizorul urmărește menținerea unui nivel ridicat de disponibilitate a platformei, având ca obiectiv operațional un uptime de aproximativ 99,5%, calculat la nivel lunar.

Acest nivel reprezintă un obiectiv intern de performanță și nu constituie o garanție contractuală privind funcționarea continuă sau neîntreruptă a platformei.

La calculul disponibilității nu sunt incluse, fără a se limita la acestea:

• perioadele de mentenanță planificată;
• intervențiile urgente efectuate pentru remedierea unor vulnerabilități sau incidente de securitate;
• indisponibilitățile generate de furnizori terți;
• atacurile cibernetice;
• întreruperile serviciilor de comunicații;
• situațiile de forță majoră;
• orice alte evenimente aflate în afara controlului rezonabil al Furnizorului.

Nerespectarea obiectivului de disponibilitate nu conferă utilizatorului dreptul la penalități, despăgubiri, reduceri de tarif, rambursări sau alte compensații, cu excepția cazurilor în care părțile au convenit în mod expres altfel printr-un contract distinct.

12. Limitarea răspunderii

12.1 Natura serviciului

Platforma E-Formator este furnizată în regim Software as a Service (SaaS), în forma și configurația disponibilă la momentul utilizării („as-is”).

Furnizorul depune eforturi continue pentru dezvoltarea, îmbunătățirea, securizarea și menținerea platformei, însă nu garantează funcționarea neîntreruptă a serviciilor, lipsa absolută a erorilor sau faptul că platforma va răspunde tuturor cerințelor specifice fiecărui utilizator.

Utilizatorul înțelege și acceptă că orice aplicație software poate conține erori, vulnerabilități sau limitări tehnice care nu sunt cunoscute la momentul dezvoltării ori implementării și care pot deveni cunoscute ulterior.

12.2 Utilizarea informațiilor generate

Platforma E-Formator reprezintă un instrument software destinat gestionării și prelucrării informațiilor introduse de utilizator.

Documentele, rapoartele, registrele și orice alte informații generate prin intermediul platformei sunt produse automat pe baza datelor introduse de utilizator și a regulilor de procesare implementate în aplicație.

Utilizatorul este singurul responsabil pentru:

• exactitatea, completitudinea și actualizarea datelor introduse;
• verificarea și validarea informațiilor generate;
• utilizarea documentelor și rapoartelor în activitatea proprie;
• respectarea obligațiilor legale, fiscale, administrative și profesionale care îi revin.

Înainte de utilizarea informațiilor generate în relația cu autoritățile publice, instituțiile statului, organismele de control sau alte terțe părți, utilizatorul are obligația de a verifica și valida conținutul acestora.

Furnizorul depune eforturi continue pentru menținerea conformității platformei cu cerințele legale aplicabile și pentru îmbunătățirea acurateței informațiilor generate. Cu toate acestea, utilizatorul rămâne responsabil pentru verificarea și validarea tuturor informațiilor înainte de utilizarea acestora în scopuri oficiale.

12.3 Raportarea erorilor

Utilizatorul are obligația de a comunica Furnizorului, fără întârzieri nejustificate, orice eroare, disfuncționalitate sau comportament neobișnuit al platformei de care ia cunoștință.

Raportarea se realizează prin sistemul de tichete pus la dispoziție de Furnizor sau prin alte canale oficiale comunicate de acesta.

Furnizorul va analiza solicitarea și va depune toate diligențele rezonabile pentru identificarea și remedierea problemei într-un termen rezonabil, raportat la complexitatea acesteia.

În cazul în care utilizatorul continuă să utilizeze platforma fără a raporta o eroare cunoscută sau care putea fi constatată în mod rezonabil, Furnizorul nu poate fi ținut răspunzător pentru prejudiciile rezultate din utilizarea informațiilor afectate de respectiva eroare.

12.4 Excluderea răspunderii

În măsura permisă de legislația aplicabilă, Furnizorul nu răspunde pentru:

• erorile generate de introducerea incorectă, incompletă sau neactualizată a datelor de către utilizator;
• utilizarea platformei în alte scopuri decât cele pentru care aceasta a fost concepută;
• utilizarea necorespunzătoare sau contrară documentației și instrucțiunilor puse la dispoziție;
• deciziile, acțiunile sau omisiunile utilizatorului bazate pe informațiile, documentele, rapoartele sau rezultatele generate de platformă;
• nerespectarea obligațiilor legale, fiscale, administrative sau profesionale care revin utilizatorului;
• indisponibilitatea temporară a platformei cauzată de factori externi sau de evenimente aflate în afara controlului rezonabil al Furnizorului;
• întreruperi sau limitări generate de furnizori de servicii cloud, hosting, infrastructură IT, centre de date, rețele de comunicații, furnizori de energie electrică sau alți furnizori terți necesari funcționării platformei;
• atacuri cibernetice, incidente de securitate, exploatarea unor vulnerabilități software sau hardware necunoscute la momentul producerii acestora (inclusiv vulnerabilități de tip zero-day), malware, ransomware, phishing ori alte evenimente informatice aflate în afara controlului rezonabil al Furnizorului. Furnizorul implementează și actualizează în mod continuu măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru prevenirea, detectarea și limitarea unor astfel de riscuri. Cu toate acestea, utilizatorul înțelege și acceptă că niciun sistem informatic conectat la internet nu poate garanta un nivel absolut de securitate și că existența unor vulnerabilități necunoscute sau a unor atacuri informatice sofisticate nu poate fi exclusă;
• pierderi indirecte;
• pierderi de profit;
• pierderi de oportunitate;
• pierderi comerciale;
• pierderea clientelei;
• afectarea reputației sau imaginii utilizatorului;
• pierderea fondului comercial;
• pierderi de date rezultate din utilizarea necorespunzătoare a platformei de către utilizator;
• prejudicii rezultate din imposibilitatea temporară de utilizare a serviciilor.

În situațiile prevăzute mai sus, Furnizorul nu răspunde pentru prejudiciile directe sau indirecte suferite de utilizator, în măsura în care acestea nu au fost cauzate prin intenție sau culpă gravă a Furnizorului.

12.5 Lipsa consultanței profesionale

Platforma E-Formator reprezintă un instrument software destinat facilitării activităților administrative și educaționale.

Informațiile, documentele, rapoartele și rezultatele generate prin intermediul platformei nu constituie și nu pot fi interpretate drept consultanță juridică, fiscală, contabilă, financiară sau profesională.

Utilizatorul este responsabil pentru verificarea informațiilor și, atunci când natura situației o impune, pentru consultarea unor specialiști autorizați înainte de adoptarea unor decizii sau îndeplinirea unor obligații legale.

12.6 Limitarea valorii răspunderii

În măsura permisă de lege, răspunderea totală cumulată a Furnizorului față de utilizator, indiferent de natura pretenției, temeiul juridic invocat sau numărul evenimentelor care au generat prejudiciul, este limitată la valoarea totală a serviciilor efectiv achitate de utilizator către Furnizor în ultimele douăsprezece (12) luni anterioare producerii evenimentului care a generat respectiva pretenție.

Valoarea maximă a oricăror despăgubiri, daune-interese, compensații sau alte pretenții financiare ce pot fi solicitate Furnizorului nu poate depăși limita prevăzută la alineatul precedent.

Limitările și excluderile prevăzute în prezentul capitol se aplică tuturor pretențiilor formulate împotriva Furnizorului, indiferent de temeiul juridic invocat, inclusiv răspunderii contractuale, delictuale sau oricărei alte forme de răspundere permisă de lege.

Prezenta limitare nu se aplică în situațiile în care legea interzice în mod expres limitarea sau excluderea răspunderii.

13. Suspendarea și încetarea serviciilor

13.1 Suspendarea accesului

Furnizorul poate suspenda temporar sau restricționa accesul Clientului ori al unuia sau mai multor utilizatori autorizați la platformă în următoarele situații:

• neplata serviciilor contractate;
• încălcarea prezentelor Termeni și Condiții;
• utilizarea platformei într-un mod care poate afecta securitatea, disponibilitatea sau funcționarea acesteia;
• existența unor suspiciuni rezonabile privind accesul neautorizat, utilizarea frauduloasă sau compromiterea contului;
• nerespectarea cerințelor minime de securitate comunicate de Furnizor, inclusiv neactivarea mecanismelor obligatorii de autentificare multifactor (MFA/2FA);
• efectuarea unor lucrări de mentenanță sau implementarea unor măsuri urgente de securitate;
• existența unei obligații legale sau a unei solicitări emise de o autoritate competentă.

Suspendarea accesului nu exonerează Clientul de obligația achitării serviciilor deja contractate, cu excepția cazurilor în care suspendarea este imputabilă exclusiv Furnizorului.

13.2 Încetarea relației contractuale

Relația contractuală încetează:

• prin expirarea perioadei contractuale, dacă aceasta nu este reînnoită;
• prin denunțarea unilaterală, în condițiile contractului comercial aplicabil;
• prin acordul părților;
• prin reziliere, în cazul încălcării obligațiilor contractuale de către una dintre părți;
• în orice alte situații prevăzute de lege sau de contract.

13.3 Efectele încetării

La încetarea relației contractuale:

• dreptul de utilizare a platformei încetează;
• accesul utilizatorilor autorizați poate fi dezactivat;
• Furnizorul poate suspenda accesul la funcționalitățile platformei;
• obligațiile de plată scadente până la data încetării rămân în sarcina Clientului.

Încetarea contractului nu afectează drepturile și obligațiile născute anterior acestei date.

13.4 Datele existente în platformă

După încetarea relației contractuale, datele Clientului vor fi gestionate conform Politicii de Confidențialitate și Acordului de Prelucrare a Datelor (DPA).

În măsura în care natura serviciului și obligațiile legale permit, Furnizorul poate acorda Clientului o perioadă limitată pentru exportul sau recuperarea datelor existente în platformă.

După expirarea acestei perioade și cu respectarea obligațiilor legale aplicabile, Furnizorul poate șterge sau anonimiza datele stocate în platformă.

Furnizorul nu este obligat să păstreze pe termen nelimitat datele aferente unui abonament încetat și nu răspunde pentru imposibilitatea recuperării acestora după expirarea perioadei de retenție stabilite prin politicile interne sau prin obligațiile legale aplicabile.

13.5 Supraviețuirea anumitor clauze

Încetarea relației contractuale nu afectează aplicabilitatea dispozițiilor referitoare la:

• proprietatea intelectuală;
• limitarea răspunderii;
• confidențialitate;
• obligațiile de plată scadente;
• soluționarea litigiilor;
• orice alte clauze care, prin natura lor, sunt destinate să producă efecte și după încetarea contractului.

14. Modificarea Termenilor și Condițiilor

Furnizorul își rezervă dreptul de a modifica, actualiza sau completa prezentul document ori de câte ori este necesar pentru adaptarea la modificări legislative, evoluții tehnologice, cerințe de securitate, modificări operaționale sau dezvoltarea serviciilor oferite.

Utilizatorii vor fi informați cu privire la modificări prin notificări afișate în platformă, prin e-mail sau prin alte mijloace de comunicare utilizate de Furnizor.

Modificările produc efecte de la data indicată în notificare.

Continuarea utilizării platformei după intrarea în vigoare a modificărilor constituie acceptarea noii versiuni a Termenilor și Condițiilor.

În cazul în care Furnizorul apreciază că natura modificărilor impune acest lucru, poate solicita utilizatorului confirmarea expresă a acceptării noii versiuni înainte de continuarea utilizării platformei.

În cazul în care utilizatorul nu este de acord cu modificările, acesta poate înceta utilizarea platformei și poate solicita încetarea relației contractuale înainte de data intrării în vigoare a noii versiuni.

Încetarea contractului ca urmare a neacceptării modificărilor nu conferă automat dreptul la rambursarea sumelor deja achitate.

În cazul abonamentelor achitate anticipat pentru perioade care beneficiază de tarife preferențiale sau reduceri comerciale, orice eventuală rambursare se va calcula prin recalcularea perioadei efectiv utilizate la tariful standard al abonamentului lunar, valabil la data contractării.

Furnizorul are dreptul de a reține reducerile, discounturile sau beneficiile comerciale acordate exclusiv ca urmare a alegerii unei perioade contractuale extinse.

POLITICA PRIVIND SECURITATEA INFORMAȚIILOR ȘI CONTINUITATEA SERVICIILOR

Versiune: 1.102

Data intrării în vigoare: 30.07.2026

Ultima actualizare: 28.07.2026

1. Scop

Prezenta Politică stabilește principiile, măsurile și responsabilitățile privind securitatea informațiilor și continuitatea serviciilor furnizate prin intermediul platformei E-Formator, administrată de CASE SOFTWARE SRL.

Obiectivul acestei politici este protejarea confidențialității, integrității și disponibilității informațiilor prelucrate în cadrul platformei, precum și asigurarea continuității serviciilor în cazul producerii unor incidente tehnice sau de securitate.

Prezenta politică completează Termenii și Condițiile, Politica de Confidențialitate și Acordul de Prelucrare a Datelor (DPA).

2. Domeniul de aplicare

Prezenta politică se aplică:

• platformei E-Formator;
• infrastructurii informatice utilizate pentru furnizarea serviciilor;
• personalului CASE SOFTWARE SRL;
• colaboratorilor autorizați;
• subprocesatorilor implicați în furnizarea serviciilor;
• tuturor informațiilor prelucrate prin intermediul platformei.

3. Principii de securitate

CASE SOFTWARE SRL își desfășoară activitatea respectând următoarele principii:

• confidențialitatea informațiilor;
• integritatea datelor;
• disponibilitatea serviciilor;
• responsabilitatea și trasabilitatea operațiunilor;
• reducerea riscurilor informatice;
• îmbunătățirea continuă a măsurilor de securitate.

Toate măsurile implementate urmăresc protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, modificării accidentale sau intenționate, pierderii, distrugerii ori divulgării neautorizate.

4. Protecția infrastructurii

Infrastructura tehnică utilizată pentru furnizarea platformei este găzduită în centre de date administrate de subprocesatorul autorizat ROMARG SRL, situate în România.

CASE SOFTWARE SRL utilizează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea infrastructurii, inclusiv:

• monitorizarea funcționării serviciilor;
• firewall și mecanisme de filtrare a traficului;
• actualizarea periodică a sistemelor și aplicațiilor;
• aplicarea actualizărilor de securitate;
• controlul accesului administrativ;
• monitorizarea jurnalelor tehnice;
• protecția comunicațiilor prin conexiuni criptate.

5. Controlul accesului

Accesul la platformă este acordat exclusiv utilizatorilor autorizați.

Pentru protejarea conturilor sunt utilizate, după caz:

• autentificare pe bază de utilizator și parolă;
• autentificare multifactor (MFA), atunci când este disponibilă sau impusă;
• control al accesului bazat pe roluri și permisiuni;
• principiul privilegiului minim („least privilege”).

Accesul personalului CASE SOFTWARE SRL la datele clienților este limitat la situațiile în care acesta este necesar pentru:

• furnizarea serviciilor;
• acordarea suportului tehnic;
• remedierea incidentelor;
• efectuarea operațiunilor de mentenanță;
• îndeplinirea obligațiilor legale.

6. Protecția datelor

Toate comunicațiile dintre utilizatori și platformă sunt realizate prin conexiuni securizate utilizând protocolul HTTPS și criptarea TLS.

Datele sunt protejate prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor identificate.

CASE SOFTWARE SRL nu utilizează datele clienților în scopuri proprii și nu le pune la dispoziția terților, cu excepția situațiilor prevăzute de lege sau necesare furnizării serviciilor contractate.

7. Copii de siguranță și recuperarea datelor

Pentru reducerea riscului de pierdere a datelor, sunt efectuate copii de siguranță (backup) periodice.

Copiile de siguranță sunt utilizate exclusiv pentru:

• recuperarea datelor în cazul producerii unui incident;
• restaurarea serviciilor;
• continuitatea activității.

Procedurile de restaurare sunt testate periodic, în măsura în care acest lucru este posibil din punct de vedere tehnic și operațional.

8. Continuitatea serviciilor

CASE SOFTWARE SRL urmărește menținerea unui nivel ridicat de disponibilitate a platformei și implementarea măsurilor necesare pentru limitarea perioadelor de indisponibilitate.

În cazul apariției unor incidente care afectează funcționarea platformei, se urmărește:

• identificarea rapidă a cauzei;
• limitarea impactului asupra utilizatorilor;
• restaurarea serviciilor într-un termen rezonabil;
• implementarea măsurilor necesare pentru prevenirea reapariției incidentului.

Operațiunile de mentenanță planificată sunt efectuate, ori de câte ori este posibil, în intervale care reduc impactul asupra utilizatorilor.

9. Gestionarea incidentelor de securitate

CASE SOFTWARE SRL dispune de proceduri interne pentru:

• identificarea incidentelor;
• clasificarea acestora;
• investigarea cauzelor;
• limitarea impactului;
• remedierea vulnerabilităților identificate;
• documentarea incidentelor.

În cazul în care un incident afectează date cu caracter personal prelucrate în numele clienților, acesta este gestionat în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și ale Acordului de Prelucrare a Datelor (DPA).

10. Managementul vulnerabilităților

CASE SOFTWARE SRL monitorizează în mod continuu apariția vulnerabilităților cunoscute care pot afecta platforma E-Formator.

În funcție de nivelul de risc identificat, sunt adoptate măsuri precum:

• aplicarea actualizărilor de securitate;
• remedierea vulnerabilităților;
• înlocuirea componentelor afectate;
• implementarea unor măsuri compensatorii.

Nicio măsură tehnică nu poate elimina în totalitate riscul producerii unor incidente informatice, inclusiv atacuri complexe sau vulnerabilități necunoscute la momentul apariției acestora (zero-day).

11. Responsabilitățile utilizatorilor

Utilizatorii platformei au obligația să contribuie la menținerea securității serviciilor prin:

• păstrarea confidențialității datelor de autentificare;
• utilizarea unor parole puternice;
• activarea autentificării multifactor, atunci când aceasta este disponibilă;
• notificarea imediată a oricărei suspiciuni privind compromiterea contului;
• utilizarea platformei numai în conformitate cu Termenii și Condițiile.

12. Revizuirea politicii

Prezenta politică este revizuită periodic și poate fi actualizată pentru a reflecta:

• modificările legislative;
• evoluția tehnologiilor utilizate;
• schimbările infrastructurii;
• apariția unor noi riscuri de securitate;
• îmbunătățirea proceselor interne.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website-ul E-Formator și va produce efecte de la data publicării.

13. Contact

Pentru întrebări privind securitatea informațiilor sau raportarea unor incidente de securitate, ne puteți contacta la:

CASE SOFTWARE SRL

E-mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Telefon: +40 768 627 771

Website: https://www.e-formator.ro

ANEXA 1

Obiective privind disponibilitatea serviciilor

CASE SOFTWARE SRL urmărește menținerea unui nivel ridicat de disponibilitate a platformei E-Formator.

În acest scop:

• monitorizează permanent funcționarea infrastructurii și a serviciilor esențiale;
• efectuează mentenanță preventivă și corectivă;
• implementează copii de siguranță și proceduri de restaurare;
• urmărește reducerea timpilor de indisponibilitate.

Nivelurile de disponibilitate comunicate de CASE SOFTWARE SRL reprezintă obiective operaționale și nu constituie garanții absolute, acestea putând fi influențate de factori externi precum întreruperi ale serviciilor de comunicații, alimentării cu energie electrică, incidente ale furnizorilor de infrastructură, atacuri informatice sau alte situații aflate în afara controlului rezonabil al CASE SOFTWARE SRL.

ANEXA 2

Principiile continuității activității

Pentru asigurarea continuității serviciilor, CASE SOFTWARE SRL urmărește:

• prevenirea întreruperilor neplanificate;
• limitarea impactului incidentelor asupra clienților;
• restaurarea funcționalităților critice într-un termen rezonabil;
• protejarea integrității și disponibilității datelor;
• evaluarea periodică a riscurilor operaționale și de securitate;
• îmbunătățirea continuă a proceselor și măsurilor implementate.

Aceste principii sunt revizuite periodic și adaptate în funcție de evoluția platformei, a infrastructurii tehnice și a cerințelor legale aplicabile.